Intussen zijn we vijf maanden na WestWaveWesthoek evenement en blijven we goed op koers.

Sommige projecten zijn al afgerond of naderen hun einde, andere worden momenteel uitgevoerd en een aantal staan in de startblokken. Onderweg wordt er veel bijgeleerd en is AI een belangrijke inspiratiebron.

Daarnaast is er ook nieuws te melden over het Mobiel Loket, zie verder.

• Beide lessenreeksen van de groep Financiën zijn afgerond.  Het ging om een grote en enthousiaste groep, wat het soms best intens maakte, zeker op het moment dat iedereen zelfstandig met het stappenplan aan de slag ging.
• Een aantal deelnemers slaagde erin om tegen het einde van de tweede lesdag het volledige pilootdashboard op te bouwen. Bij anderen verliep dit wat moeizamer, wat grotendeels te verklaren is door verschillen in voorkennis.
• Uit de feedback bleek wel dat de cijfers in het pilootrapport niet volledig aansluiten bij hun effectieve rapporteringsnoden. Op dat vlak leek het HR-rapport beter aan te sluiten bij de verwachtingen. Er was daarnaast ook vraag naar meer gedetailleerde rapportering (zoals year-to-date, month-to-date, enz.). Hiervoor is echter een andere export nodig, die blijkbaar wel beschikbaar is. Dit biedt mogelijkheden om hier in de toekomst verder op te werken.
• Het is de bedoeling dat iedereen die deelnam aan de lessenreeks, het rapport zoveel mogelijk afwerkt tegen het terugkommoment op 26 mei 2026.

• Terwijl de sneeuw buiten viel, volgden een aantal HR medewerkers van de westhoekgemeenten, een intensieve 2 daagse Power BI.
• De docente nam ons gedurende die twee dagen mee in zowel een theoretisch kader van Power BI alsook in een heel praktisch stappenplan.
• Dit stappenplan werd bepaald door de indicatoren die we in de voorbije maanden zelf bepaald hadden.
• Het resultaat is een dashboard met de belangrijkste cijfergegevens binnen elk bestuur.
• Onder meer Ieper, Houthulst, Langemark, Zonnebeke, Vleteren, Diksmuide gingen aan de slag en konden een eerste rapport afleveren.
  Termen als Power Query Editor, DAX, Dim en Fact tabellen hebben geen geheimen meer voor ons (of toch een beetje minder geheimen 🙂).

• De opleidingen rond het HR Power BI dashboard zijn intussen afgerond. Ook het terugkommoment heeft inmiddels plaatsgevonden en leverde heel wat interessante vragen en concrete opvolgingen op.
• Op 29 april werd de laatste opleiding gegeven rond het financiële Power BI dashboard. Ook daarvoor wordt later een terugkommoment ingepland.
• Daarnaast is er een Teams omgeving opgezet om kennis en ervaringen te delen. Iedereen die aan (één van) de opleidingen deelnam, wordt hier automatisch aan toegevoegd. Ook andere geïnteresseerden zijn welkom om aan te sluiten; zij kunnen zich hiervoor aanmelden via Wim.

• Eind vorig jaar werd een haalbaarheidsstudie uitgevoerd naar het gezamenlijk hosten van de serverinfrastructuur van de Westhoekgemeenten. Daarbij werd zowel een analyse gemaakt van de geïnteresseerde gemeenten als een grondig onderzoek gevoerd naar de piste van een extern datacenter. Dit onderzoek leverde bijzonder interessante en concrete aanbevelingen op.
• Een van de aanbevelingen uit deze studie was om een alternatieve samenwerkingsvorm te verkennen, namelijk het verder uitbouwen van de serverinfrastructuur van één of meerdere Westhoekgemeenten tot een volwaardig niveau, zodat zij de hosting kunnen aanbieden aan andere gemeenten. Deze piste wordt als potentieel kostenefficiënter beschouwd, op voorwaarde dat de aanwezige expertise binnen de Westhoek maximaal wordt gedeeld.
• Dit alternatief wordt verder uitgediept in een vervolgtraject, met als doel tegen het einde van het jaar een duidelijke en onderbouwde keuze te maken over de toekomstige aanpak van de serverinfrastructuur binnen de Westhoek.

• De reeks workshops binnen het servicemanagement‑traject ITIL is inmiddels afgerond.
• De deelnemende besturen gaan nu zelfstandig verder met het uitwerken en toepassen van de proceshandboeken die tijdens de workshops zijn opgebouwd.
• Daarnaast zal er op een later moment nog een terugkommoment worden georganiseerd om ervaringen te delen en verdere afstemming te voorzien.

• Binnen het project rond het intergemeentelijk BOA-platform zijn de eerste gemeenten volop in beweging!
• Koekelare, Nieuwpoort, Vleteren, Kortemark en Koksijde hebben hun kick-off al achter de rug en zitten midden in de implementatiefase.
• Koksijde bijt de spits af en opende als eerste de inschrijvingen voor ouders op maandag 27 april via doemeewesthoek.be.
• De andere gemeenten zitten niet stil en volgen snel, met opleidingen en implementaties gepland vóór eind juni

Benieuwd? Ga alvast een kijkje nemen op www.doemeewesthoek.be.

• De opdracht is gegund aan Vanden Broele met hun toepassing eGovFlow Subsidies.
• De eerste implementaties zijn gestart bij Veurne en Koksijde, waar momenteel een zeventiental subsidieprocessen zijn opgezet.
• Ook Diksmuide, Zonnebeke, Heuvelland en Alveringem zijn recent opgestart met de voorbereiding en inrichting van hun processen.
• Mesen, Poperinge en De Panne zijn hun subsidiereglementen aan het nakijken en plannen om tijdens of net na de zomer effectief van start te gaan.
• Daarnaast vond er een interessante intervisie plaats rond subsidiereglementen voor vrije tijd, met waardevolle getuigenissen en praktijkervaringen van Gistel, Oostkamp en de VVSG. Deze uitwisseling leverde concrete inzichten op die de deelnemende besturen verder ondersteunen bij de uitbouw en vereenvoudiging van hun subsidiebeleid.

• Binnen West Wave Westhoek werken de lokale besturen samen aan FamilieProef, een intergemeentelijk project dat inzet op het automatisch toekennen van rechten aan gezinnen en het verminderen van non-take-up.
• Na een inventarisatie van gezinsgerelateerde voordelen in de deelnemende besturen stelt het projectteam vast dat veel voordelen inkomensgerelateerd zijn en vandaag vaak een sociaal onderzoek vereisen. Vanuit die vaststelling wordt onderzocht of de Groeipakketdata – meer bepaald de sociale toeslag (categorie ‘laag’) – kan dienen als objectief criterium voor rechtentoekenning. Dit kan leiden tot lagere drempels, minder administratieve last en een efficiëntere, automatische toekenning van voordelen.
• Tegen de volgende bijeenkomst eind mei werkt het projectteam toe naar een omgevingsanalyse, met per bestuur een overzicht van het aantal gezinnen binnen de categorie ‘laag’ van het Groeipakket en een vergelijking met de huidige toekenningen. Deze analyse zal worden voorgelegd aan de Klankbordgroep (SPOC’s per deelnemend bestuur) om het voorstel inhoudelijk te toetsen en verder te verfijnen.
• De volgende samenkomst van het projectteam vindt plaats op 27 mei in Diksmuide.

• Binnen het traject rond de 24/7 dienstverleningsautomaat worden momenteel verschillende inhoudelijke en praktische pistes onderzocht. Daarbij is er bijzondere aandacht voor een klantenbevraging, de toegankelijkheid voor kwetsbare groepen, en duidelijke keuzes rond betaling of waarborg, eventuele kortingen bij afhaling en informatieveiligheid.
• Er wordt bekeken welke producten en diensten in aanmerking komen. Mogelijkheden zijn onder meer materialen uit de uitleendienst van jeugd- en bibliotheekdiensten (zoals beamers, schermen en licht- en geluidsmateriaal), badges en documenten. Ook de koppeling met bestaande systemen, zoals de snelbalie (bv. voor documenten in het kader van omgevingsvergunningen) wordt onderzocht. Daarnaast leven vragen rond toeristische producten met betaalmodule en het afhalen van gereserveerde bibliotheekboeken.
• Verder wordt nagegaan welke samenwerkingsmodellen mogelijk zijn. Zo wordt de haalbaarheid van een samenwerking met bpost (BBOX) onderzocht, onder meer op vlak van capaciteit en afmetingen van producten.

De mobio-kit is een gecertificeerd apparaat dat u in staat stelt iemands identiteit te verifiëren en te registreren en is uitgerust om alle essentiële ID-data te capteren voor nieuwe eID-kaarten: foto, handtekening, vingerafdrukken, …

De mobio-kit ondersteunt lokale dienstverlening, digitale inclusie en noodcontinuïteit. De kit kan worden ingezet voor:

• tijdelijke vervanging van vaste dienstverlening (identiteitskaarten, eID-handelingen);
• loketten op verplaatsing voor minder mobiele burgers;
• pop-up loketten op locaties buiten het gemeentehuis;
• noodscenario’s en back-upvoorziening bij infrastructuurproblemen.

De testperiode is intussen afgerond. Er worden twee mobio‑kits structureel voorzien als uitleentoestellen voor alle gemeenten van de Westhoek.

• Alle basisopleidingen in de deelnemende lokale besturen hebben plaatsgevonden
• In totaal hebben 104 medewerkers uit 7 lokale besturen verdeeld over 10 lessenreeksen hun opleiding voltooid
• De deelnemers waren zeer enthousiast, prezen de aanpak van de lesgevers, verklaarden unaniem dat ze veel bijgeleerd hadden. Velen onder hen tonen interesse in verdere opleiding.
• Velen getuigden dat ze minder angst ervaren doordat ze nu weten hoe alles werkt. Ze durven nu bijvoorbeeld wel mail openen en updates uitvoeren.
• Bij leidinggevenden en HR-diensten wordt opgemerkt dat medewerkers meer zelf proberen. Er worden minder vragen gesteld.
• LIGO, de expertisepartner waarmee we samenwerkten, bleek de geschikte partner in dit project. De samenwerking werd vanuit alle stakeholders positief geëvalueerd
• In de eerste helft van juni zal in een online webinar een eindrapportage worden gegeven over dit project. Aansluitend zal LIGO zijn aanbod voor lokale besturen en rond digitale opleidingen voorstellen. Naast de lokale trekkers uit de deelnemende besturen, worden de leden uit de klankbordgroep als alle geïnteresseerde medewerkers uit lokale besturen uitgenodigd voor deze webinar.

• Momenteel wordt de toolkit geproefdraaid in het lokaal bestuur Nieuwpoort die de golden ticket heeft gewonnen. Hun gebruikerservaring zal zorgen voor zinvolle feedback.
• We zijn nog de layout aan het finaliseren, input van externen aan het toevoegen (zoals archief, …) en inspirerende filmpjes aan het opnemen van mogelijke digitale oplossingen.
• We hopen in het najaar ca. september dit op een kickoff te lanceren.

• In Poperinge en Diksmuide volgden 290 personen de introductiesessie.
• Nadien gingen 194 medewerkers aan de slag in praktische AI-workshops om er in de praktijk mee aan de slag te kunnen gaan.
• Naast de basis en gevorderde workshops werden er ook specifieke workshops gegeven voor diensten HR, aankoop en wie met planning werkte.

• In de regio worden opleidingen georganiseerd in Word, Excel, Outlook, OneNote en Teams voor beeldschermwerkers.
• Tot nu toe zijn 235 opleidingen gevolgd en staan er 394 gepland in mei en juni. De overige opleidingen worden in het najaar ingepland.
• Aan de hand van een voorafgaande screening wordt iedereen in de passende opleiding ingedeeld.