West Wave Westhoek op koers!

Exact 448 dagen na de kick-off, op vrijdag 5 december 2025, gaf West Wave Westhoek in Auris Ieper een uitgebreide stand van zaken van zijn projecten aan 95 betrokken stakeholders. Tijdens deze sessie werden de vorderingen en behaalde resultaten binnen alle lopende initiatieven toegelicht. Hierbij werden ook 2 nieuwe projecten aangekondigd.

In 2024 werd West Wave Westhoek gelanceerd om de digitale transformatie in de 17 Westhoekgemeenten een stevige boost te geven. De kern van het project steunt op vier pijlers: digitale dienstverlening, digitale maturiteit, gedeelde IT-infrastructuur en data.

Samen met DVV Westhoek, WVI en POM West-Vlaanderen bundelen we onze krachten om de lokale dienstverlening toegankelijker, eenvoudiger en efficiënter te maken voor elke burger. Dankzij de steun van EFRO, het Fonds voor innovatie en ondernemen en de Provincie West-Vlaanderen realiseren we in het project NextGen Lokale Besturen een digitale transformatie die zorgt voor een slimmere en meer efficiënte regio.

Tijdens de update kwamen onder andere volgende projecten aan bod:

Er werd een digistart gegeven aan medewerkers waardoor men zelfredzamer geworden is met toepassingen van het lokaal bestuur en in het dagdagelijks leven. Er werd duidelijk aangegeven door het publiek dat er nog gerekend wordt op de projectgroep om digistarters en onthaalbedienden verder te ondersteunen.

Een digitale toolkit werd gepresenteerd met de volledige flow van on- en off boarding van medewerkers. Dit ondersteund met handige checklists en toelichting wat er wettelijk verplicht is. Twee lokale besturen wonnen een golden ticket om de toolkit als eerste uit te proberen.

Een analyse om meer samen te werken in de regio rond serverinfrastructuur werd gepresenteerd. De lokale besturen willen vooral ontzorging en hoge betrouwbaarheid tegen een aanvaardbare prijs. Een vervolgtraject zal duidelijkheid geven over de effectieve meerkost.

Opleidingen zijn afgerond en een gezamenlijk proces handboek is uitgewerkt. Nu is het aan de IT-medewerkers om de storingen, aanvragen, problemen en veranderingen op een correcte manier te behandelen en bij hen te implementeren met ondersteuning van het management. Configuraties en IT-middelen kunnen ook handig beheerd worden.

Een eerste inventaris van KPI’s werd samengesteld met de focus op het gebruik door management teams. De werkwijze werd even anders aangepakt waardoor dashboards meer gepersonaliseerd kunnen worden per lokaal bestuur. Op korte termijn zullen de lokale besturen hier mee aan de slag kunnen gaan.

Via één platform zullen ouders een gebundeld overzicht krijgen van activiteiten in hun nabijheid en er direct kunnen inschrijven. Met één klik zijn hun kinderen definitief ingeschreven voor meerdere activiteiten van verschillende gemeenten. In het voorjaar 2026 wordt dit platform gelanceerd.

Subsidieprocessen werden geanalyseerd en vereenvoudigd. Deze worden toegankelijk voor burgers, ondernemingen en verenigingen via de toegangspoorten van Vlaanderen. Efficiënte, transparante verwerking van aanvragen en tijdige communicatie zorgt voor hogere tevredenheid. In het voorjaar 2026 wordt ook dit platform gelanceerd.

Via twee nieuwe projecten streven we naar een meer flexibele en proactieve dienstverlening van de 17 Westhoek-gemeenten. Ook deze projecten komen tot stand door middel van financiële ondersteuning van EFRO en het Fonds voor innovatie en ondernemen.

Een eerste nieuw project die het mogelijk maakt om proactief lokale toelagen en andere gezinsvoordelen toe te kennen. Gezinnen hoeven geen formulieren meer in te vullen of dezelfde informatie herhaaldelijk aan te leveren. De administratie wordt geautomatiseerd waardoor de toekenning sneller en efficiënter verloopt en meer gezinnen tijdig de ondersteuning ontvangen.

Een tweede nieuw project waarbij burgers 24 uur per dag documenten en materialen – zoals rijbewijzen, eerste internationale paspoorten, sleutels van gemeenschapszalen, klein feestmateriaal of parkeerverbodsborden – op elk gewenst moment buiten de reguliere kantooruren kunnen ophalen. Hierdoor hebben zij onbeperkte toegang tot deze diensten, zonder afhankelijk te zijn van vaste openingstijden.

De samenwerking verloopt volledig bottom-up en wordt gedragen door medewerkers uit de aangesloten besturen zelf. Met 61 actieve medewerkers in verschillende projectteams toont West Wave Westhoek aan dat gedeelde inspanning en regionale samenwerking concrete verbeteringen oplevert.

Voor de inwoners resulteert dit in een snellere, eenvoudigere en beter afgestemde dienstverlening, en een sterkere digitale volwassenheid in de regio.

Benieuwd naar het verloop van het evenement? Bekijk onderstaande video...

Voor meer informatie of vragen:
West Wave Westhoek – Woumenweg 100, 8600 Diksmuide – info@westwavewesthoek.be